1.Syfte
Visselblåsarlagen gäller vid rapportering av information om missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang och om det finns ett allmänintresse av det som framkommer. Denna rutin syftar till att beskriva vad visselblåsning är, hur intern rapportering sker samt hur inkomna rapporter utreds och hanteras.
BDX koncernen strävar efter ett transparent företagsklimat och en hög affärsetisk nivå. Våra medarbetare har en nyckelroll för att fånga upp eventuella missförhållanden som behöver korrigeras.
BDX använder sig av en visselblåsartjänsten, WhistleB, där den rapporterande ges möjlighet att anonymt kommunicera om misstänkta missförhållanden. Rapporteringskanalen är viktig för att minska risker och upprätthålla förtroende för BDX samt erbjuda ett sätt att kommunicera om missförhållanden utan risk för repressalier samt säkerställa en korrekt utredningsprocess.
Denna rutin beskriver ej förfarandet vid extern rapportering, vilket innebär när en person rapporterar om missförhållanden i en verksamhet eller i samhället i övrigt till en berörd myndighet.
2. Ansvar
VD har det yttersta ansvaret att koncernens bolag efterlever de lagrum som omfattar s k visselblåsning dvs lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden och grundar sig i EU-direktiv 2019/1937 om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten.
Ansvarig för visselblåsartjänsten är Koncernstabschef. I de utredningar som kräver annan expertis, kommer dessa att inkluderas i nödvändiga delar av processen.
3. Visselblåsning – innebörd, begrepp och lagskydd
Visselblåsarlagen gäller vid rapportering av information om missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang och om det finns ett allmänintresse av det som framkommer.
Lagen gäller utanför arbetsgivar-arbetstagarförhållandet, därmed används begrepp som rapporterande person i stället för arbetstagare och verksamhetsutövare i stället för arbetsgivare (juridisk person).
Lagen innebär att verksamhetsutövaren inte får hindra eller försöka hindra rapportering eller pga. rapporteringen vidta repressalier mot:
- rapporterande person
- någon hos verksamhetsutövaren som bistår den rapporterande personen vid rapporteringen
- någon hos verksamhetsutövaren som har koppling till den rapporterande personen
- en juridisk person som den rapporterande personen äger, arbetar för eller på annat sätt har koppling till
Missförhållanden är handlanden och underlåtenheter, oaktat om det är uppsåtligt eller oaktsamt agerande eller om det är missförhållanden som en särskild person inte kan lastas för dvs olyckshändelser. Även försök att dölja missförhållanden kan i sig utgöra ett handlande som omfattas.
Arbetsrelaterat sammanhang handlar om en persons nuvarande eller tidigare arbete där personen kan eller har kunnat få information om missförhållanden och utsätt för repressalier om informationen rapporteras. Därmed gäller lagen inte rapportering utanför ett arbetsrelaterat sammanhang.
Allmänintresse anses finnas om missförhållandena angår en krets av personen som kan betecknas som allmänheten. Därmed omfattas normalt inte rapportering som endast berör personens egna arbets- eller anställningsförhållanden.
Förutom att det ska finnas ett allmänintresse ska det även krävas att allmänheten har ett legitimt intresse av att missförhållandet kommer fram. I regel finns det ett legitimt intresse om missförhållandena påverkar allmänheten negativt om det inte kommer fram och avhjälps.
Repressalie är en direkt eller indirekt åtgärd eller underlåtenhet som vidtas eller inte vidtas pga. att den rapporterande personen har rapporterat och som ger upphov till eller kan ge upphov till skada eller men för den rapporterande personen. Det måste alltid finnas ett orsakssamband mellan repressalien och det som den rapporterande personen rapporterar.
Lagen gäller inte vid säkerhetsskyddsklassificerade uppgifterenligt säkerhetsskyddslagen eller information som rör nationell säkerhet.
Bevisbördan är utformad enligt bevisregeln i diskrimineringslagen dvs i ett första led ligger bevisbördan på den rapporterande och i ett andra led på verksamhetsutövaren.
3.1 Lagskydd
En rapporterande person kan ha skydd om personen tillhör någon eller några av följande kategorier:
- Arbetstagare
- Personer som gör en förfrågan om eller söker arbete
- Personer som söker eller utför volontärarbete
- Personer som söker eller fullgör praktik
- Personer som annars står till förfogande för att utföra eller utför arbete under verksamhetsutövarens kontroll och ledning
- Egenföretagare som söker eller utför uppdrag
- Person som står till förfogande för att ingå eller ingår i företagets förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan
- Aktieägare som står till förfogande för att vara eller som är verksamma i aktiebolaget
- Person som har tillhört någon av personkategorierna ovan och har fått del av eller inhämtat informationen under tiden i verksamheten
Följande förutsättningar gäller för att omfattas av skyddet mot hindrande åtgärder och repressalier:
- Den rapporterande personen har fått del av eller inhämtat informationen om missförhållanden i den verksamhet som den rapporterande personen är, har varit eller kan komma att bli verksam i. Även missförhållanden hos en blivande arbetsgivare omfattas samt egenföretagare som arbetar som konsult hos en uppdragsgivare.
- Den rapporterande personen har genom sitt arbete fått kännedom om missförhållanden i en annan verksamhet. Det kan handla om att en arbetstagare är anställd i ett bolag och på grund av sin anställning utför arbete hos en kund till bolaget.
- Den rapporterande personen hade skälig anledning att anta att informationen om missförhållandena var sann vid tidpunkten för rapporteringen av missförhållandena.
Detta innebär att en person som medvetet rapporterat falsk information inte har rätt till skydd.
3.1.1 Skydd vid offentliggörande
Information om missförhållande som görs tillgängliga för allmänheten är s k offentliggörande. Detta kan ske på många olika sätt och här räknas även in när en person själv publicerar i något medium som är tillgängligt för allmänheten, såsom sociala medier.
För att lagskyddet ska gälla krävs följande:
- Allvarlig risk för liv, hälsa, säkerhet och miljö
- Bristande återkoppling
- Risk för repressalier eller ineffektiva åtgärder.
4. Rapportera missförhållanden
Det finns olika sätt att delge en misstanke:
- Alternativ 1: Kontakta en arbetsledare eller närmaste chef inom din organisation
- Alternativ 2: Kontakta överordnad chef alt HR-chef
- Alternativ 3: Kommunicera anonymt genom visselblåsartjänsten: WhistleB
4.1 Visselblåsartjänsten – WhistleB
Visselblåsartjänsten WhistleB, en extern tjänsteleverantör, möjliggör anonym kommunikation. Alla meddelanden är krypterade. För att säkerställa anonymiteten sparar WhistleB inte IP adresser eller annan metadata, dvs data som kan härledas till personen som skickat meddelandet. Personen som skickar ett meddelade förblir anonym även i en fortsatt dialog med de ansvariga för företagets/organisationens visselblåsartjänst.
Åtkomst till rapportering i WhistleB finns på BDX koncernens intranät och BDX eller dotterbolags hemsida. BDX Företagen AB innehar en separat kanal från dotterbolagen i enlighet med gällande direktiv.
5. Utredningsprocessen
5.1 Ansvariga för visselblåsartjänsten
Endast de personer som ansvarar för visselblåsartjänsten har åtkomst till meddelanden som inkommit genom visselblåsarkanalen. Deras aktiviteter loggas och hanteringen är konfidentiell samt omfattas av tystnadsplikt enligt lag. Vid behov kan personer som tillför expertis inkluderas i utredningen. Dessa personer får tillgång till relevant data och förbinder sig till sekretess.
Om en person tar direktkontakt angående ett missförhållande med en arbetsledare, chef eller personligen kontaktar de ansvariga för visselblåsartjänsten, läggs meddelandet in i visselblåsarkanalen och hanteras enligt denna rutin.
5.2 Mottagning av meddelanden
Vid mottagandet av ett meddelande beslutar de ansvariga för visselblåsartjänsten om meddelandet ska godkännas eller avvisas. Om meddelandet godkänns vidtas lämpliga åtgärder för utredning, se Utredning nedan.
De ansvariga för visselblåsartjänsten kan neka att ta emot ett meddelande om:
- meddelandet inte faller inom ramen för denna rutin,
- meddelandet inte har gjorts i god tro eller är illvilligt,
- det inte finns tillräcklig information för att utreda ärendet,
- ärendet som meddelandet berör redan har åtgärdats.
5.3 Utredning
Samtliga visselblåsarmeddelanden behandlas professionellt och i enlighet med dessa riktlinjer, vilket innebär:
- Ingen av de ansvariga för tjänsten eller annan person som deltar i utredningsprocessen kommer att försöka identifiera visselblåsaren.
- De ansvariga för visselblåsartjänsten ska vid behov och oklarheter skicka uppföljningsfrågor genom visselblåsarkanalen för kommunikation med en anonym visselblåsare.
- Ett meddelande utreds inte av någon som är berörd eller inblandad i ärendet.
- De ansvariga för visselblåsartjänsten beslutar när och hur ett visselblåsarmeddelande ska eskaleras.
- Visselblåsarmeddelanden hanteras konfidentiellt av alla som är involverade.
Alla inkomna ärenden läses, utreds och återkopplas till den rapporterande personen. Utredning kan ske inom ramen för andra lagrum eller interna rutiner om det som rapporterats ej faller inom ramen för visselblåsning.
Ansvariga ska ge återkoppling i skälig utsträckning om de åtgärder som vidtas vid uppföljning av ärendet till den rapporterande personen. Detta innebär inte att den rapporterande personen nödvändigtvis har rätt till alla information och samtliga åtgärder.
6. Personuppgifter
Personuppgifter hanteras i enlighet med interna rutiner som utgår från GDPR vilket i generella drag innebär att endast behöriga personer får ha tillgång till personuppgifterna, att personuppgifter endast behandlas om det är nödvändigt för ärendet och att endast lagra data i den mån det är nödvändigt för handläggningen av ärendet.
6.1 Radering av data
Persondata som inkluderats i visselblåsarmeddelanden och utredningsdokumentation ska raderas vid avslutad utredning, med undantag för om persondata bör sparas med hänvisning till annan relevant lagstiftning. Radering sker 30 dagar efter avslutad utredning.
Utredningsdokumentation och visselblåsarmeddelanden som arkiveras ska anonymiseras, de får inte innehålla personuppgifter genom vilka personer direkt eller indirekt kan identifieras.