1. Inledning – vad är visselblåsning och varför är det viktigt?
BDX Koncernen strävar efter ett transparent företagsklimat och en hög affärsetisk nivå. Våra medarbetare har en nyckelroll för att fånga upp eventuella oegentligheter som behöver korrigeras.
Vår visselblåsartjänst erbjuder en möjlighet att konfidentiellt kommunicera misstankar om oegentligheter. Tjänsten är viktig för att minska risker och för att upprätthålla förtroendet för vår verksamhet, genom att vi kan upptäcka och åtgärda misstänkta oegentligheter i ett tidigt skede.
Visselblåsarmeddelanden kan lämnas öppet eller anonymt.
Syftet med dessa Riktlinjer för visselblåsartjänsten är att uppmuntra medarbetare (och eventuellt externa parter) att kommunicera misstänkta oegentligheter utan risk för repressalier, och att säkerställa en adekvat utredningsprocess.
Visselblåsartjänsten kan användas för att uppmärksamma oss om allvarliga risker, som kan skada individer, BDX Företagen AB/vår organisation, samhället eller miljön, såsom:
”bokföring, intern bokföringskontroll, revision, bekämpande av mutor, brottslighet inom bank- och finansväsen, eller andra allvarliga oegentligheter som rör bolagets eller koncernens vitala intressen eller enskildas liv och hälsa, som till exempel allvarliga miljöbrott, stora brister i säkerheten på arbetsplatsen och mycket allvarliga former av diskriminering och trakasserier.” Datainspektionens vägledning för bolag om ansvaret för personuppgifter som hanteras i system för whistleblowing.
Ärenden såsom missnöje på arbetsplatsen eller relaterade frågor ska tas upp med en arbetsledare eller chef, eftersom dessa frågor inte kan behandlas som visselblåsarärenden.
En person som skickar ett meddelande genom visselblåsartjänsten behöver inte ha bevis för sin misstanke. Inga anklagelser får dock göras med skadligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk. Missbruk av visselblåsarsystemet är ett allvarligt disciplinbrott.
Visselblåsning i Sverige: Enligt lag kan vi vid misstanke om lagöverträdelser endast behandla personuppgifter som avser personer i nyckelpositioner eller i ledande ställning.
2. Hur kan visselblåsartjänsten användas?
Det finns olika sätt att delge en misstanke:
- Alternativ 1: Kontakta en arbetsledare eller chef inom vår organisation
- Alternativ 2: Kontakta ansvarig för visselblåsartjänsten: HR-chefpå BDX
- Alternativ 3: Kommunicera anonymt genom visselblåsarkanalen:
https://report.whistleb.com/organisationsnamn
Vi uppmuntrar en person som delger sin misstanke att vara öppen med sin identitet. Hanteringen av inkomna meddelanden är konfidentiell. Om en person föredrar att vara anonym erbjuds visselblåsarkanalen för anonym kommunikation (Alternativ 3).
Visselblåsarkanalen som möjliggör anonym kommunikation hanteras av WhistleB, en extern tjänsteleverantör. Alla meddelanden är krypterade. För att säkerställa anonymiteten sparar WhistleB inte IP adresser eller annan metadata, (dvs data som kan härledas till personen som skickat meddelandet). Personen som skickar ett meddelade förblir anonym även i en fortsatt dialog med de ansvariga för företagets/organisationens visselblåsartjänst.
3. Utredningsprocessen
Ansvariga för visselblåsartjänsten
Endast de personer som ansvarar för visselblåsartjänsten har åtkomst till meddelanden som inkommit genom visselblåsarkanalen. Deras aktiviteter loggas och hanteringen är konfidentiell. Vid behov kan personer som tillför expertis inkluderas i utredningen. Dessa personer får tillgång till relevant data och förbinder sig till sekretess.
Om en person tar direktkontakt angående en farhåga med en arbetsledare, chef eller personligen kontaktar de ansvariga för visselblåsartjänsten, läggs meddelandet in i visselblåsarkanalen och hanteras enligt dessa riktlinjer.
Mottagning av meddelanden
Vid mottagandet av ett meddelande beslutar de ansvariga för visselblåsartjänsten om meddelandet ska godkännas eller avvisas. Om meddelandet godkänns vidtas lämpliga åtgärder för utredning, se Utredning nedan.
De ansvariga för visselblåsartjänsten kan neka att ta emot ett meddelande om:
- meddelandet inte faller inom ramen för dessa Riktlinjer för visselblåsartjänsten,
- meddelandet inte har gjorts i god tro eller är illvilligt,
- det inte finns tillräcklig information för att utreda ärendet,
- ärendet som meddelandet berör redan har åtgärdats.
Om ett meddelande inte omfattas av dessa Riktlinjer för visselblåsning, bör de ansvariga för visselblåsartjänsten vidta lämpliga åtgärder för att få ärendet löst.
Lämna inte känsliga uppgifter om personer du nämner i ditt meddelande om det inte behövs för att förklara din misstanke.
Utredning
Samtliga visselblåsarmeddelanden behandlas seriöst och i enlighet med dessa riktlinjer.
- Ingen av de ansvariga för tjänsten eller annan person som deltar i utredningsprocessen kommer att försöka identifiera visselblåsaren.
- De ansvariga för visselblåsartjänsten kan vid behov skicka uppföljningsfrågor genom visselblåsarkanalen för kommunikation med en anonym visselblåsare.
- Ett meddelande utreds inte av någon som är berörd eller inblandad i ärendet.
- De ansvariga för visselblåsartjänsten beslutar när och hur ett visselblåsarmeddelande ska eskaleras.
- Visselblåsarmeddelanden hanteras konfidentiellt av alla som är involverade.
Skydd för visselblåsare som är öppen med sin identitet
En visselblåsare som uttrycker en genuin misstanke eller farhåga enligt dessa riktlinjer riskerar inte att förlora sitt jobb eller att drabbas av någon form av sanktioner eller personliga nackdelar till följd av sin anmälan. Det spelar ingen roll om misstanken visar sig vara felaktig, förutsatt att visselblåsaren har handlat i god tro.
Såvida det inte är olämpligt med hänsyn till den utpekades integritet och andra sekretessfrågor kommer en visselblåsare som väljer att uppge sin identitet att informeras om hur utredningen fortlöper.
I fall av misstänkt brott kommer visselblåsaren att informeras om att hens identitet kan komma att lämnas ut under domstolsförfarandet.
För visselblåsare i EU, som är öppna med sin identitet: När en person gör en anmälan bör personen lämna sitt samtycke till att hens personuppgifter får användas i utredningen, som sker i enlighet med dessa riktlinjer. En visselblåsare har rätt att få inkorrekt data korrigerad och att begära att data raderas permanent.
Skydd av, och information till, en person som pekas ut i ett visselblåsarmeddelande
Rättigheterna för de personer som pekas ut inom ramen för visselblåsartjänsten omfattas av relevant dataskyddslagstiftning. De utpekade har rätt att få tillgång till uppgifter om sig själv och kan kräva ändring eller radering av data om informationen är felaktig, ofullständig eller föråldrad.
Denna rättighet gäller med förbehåll för att detta leder till hinder för utredningen eller förstörelse av bevismaterial.
Radering av data
Persondata som inkluderats i visselblåsarmeddelanden och utredningsdokumentation ska raderas vid avslutad utredning, med undantag för om persondata bör sparas med hänvisning till annan relevant lagstiftning. Radering sker 30 dagar efter avslutad utredning.
Utredningsdokumentation och visselblåsarmeddelanden som arkiveras ska anonymiseras, de får inte innehålla personuppgifter genom vilka personer direkt eller indirekt kan identifieras.
4. Rättslig grund för riktlinjerna
Dessa riktlinjer är baserad på den svenska personuppgiftslagen, PUL och Datainspektionens vägledning för bolag om ansvaret för personuppgifter som hanteras i system för whistleblowing. DIFS 2010:1, samt den kommande europeiska Dataskyddsförordningen.
5. Överföring av personuppgifter utanför EES
All data lagras inom EU. Det finns ett generellt förbud mot överföring av personuppgifter från Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) såvida inte särskilda bestämmelser om skydd för hantering av data kan garanteras.
Notera: Dessa riktlinjer omfattar inte eventuell överföring av personuppgifter från EES till aktörer utanför EES.