Visselblåsarlagen gäller vid rapportering av information om missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang och om det finns ett allmänintresse av det som framkommer. Denna rutin syftar till att beskriva vad visselblåsning är, hur intern rapportering sker samt hur inkomna rapporter utreds och hanteras.
BDX koncernen strävar efter ett transparent företagsklimat och en hög affärsetisk nivå. Våra medarbetare har en nyckelroll för att fånga upp eventuella missförhållanden som behöver korrigeras.
BDX använder sig av en visselblåsartjänsten, WhistleB, där den rapporterande ges möjlighet att anonymt kommunicera om misstänkta missförhållanden. Rapporteringskanalen är viktig för att minska risker och upprätthålla förtroende för BDX samt erbjuda ett sätt att kommunicera om missförhållanden utan risk för repressalier samt säkerställa en korrekt utredningsprocess.
Denna rutin beskriver ej förfarandet vid extern rapportering, vilket innebär när en person rapporterar om missförhållanden i en verksamhet eller i samhället i övrigt till en berörd myndighet.
VD har det yttersta ansvaret att koncernens bolag efterlever de lagrum som omfattar s k visselblåsning dvs lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden och grundar sig i EU-direktiv 2019/1937 om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten.
Ansvarig för visselblåsartjänsten är Koncernstabschef. I de utredningar som kräver annan expertis, kommer dessa att inkluderas i nödvändiga delar av processen.
Visselblåsarlagen gäller vid rapportering av information om missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang och om det finns ett allmänintresse av det som framkommer.
Lagen gäller utanför arbetsgivar-arbetstagarförhållandet, därmed används begrepp som rapporterande person i stället för arbetstagare och verksamhetsutövare i stället för arbetsgivare (juridisk person).
Lagen innebär att verksamhetsutövaren inte får hindra eller försöka hindra rapportering eller pga. rapporteringen vidta repressalier mot:
Missförhållanden är handlanden och underlåtenheter, oaktat om det är uppsåtligt eller oaktsamt agerande eller om det är missförhållanden som en särskild person inte kan lastas för dvs olyckshändelser. Även försök att dölja missförhållanden kan i sig utgöra ett handlande som omfattas.
Arbetsrelaterat sammanhang handlar om en persons nuvarande eller tidigare arbete där personen kan eller har kunnat få information om missförhållanden och utsätt för repressalier om informationen rapporteras. Därmed gäller lagen inte rapportering utanför ett arbetsrelaterat sammanhang.
Allmänintresse anses finnas om missförhållandena angår en krets av personen som kan betecknas som allmänheten. Därmed omfattas normalt inte rapportering som endast berör personens egna arbets- eller anställningsförhållanden.
Förutom att det ska finnas ett allmänintresse ska det även krävas att allmänheten har ett legitimt intresse av att missförhållandet kommer fram. I regel finns det ett legitimt intresse om missförhållandena påverkar allmänheten negativt om det inte kommer fram och avhjälps.
Repressalie är en direkt eller indirekt åtgärd eller underlåtenhet som vidtas eller inte vidtas pga. att den rapporterande personen har rapporterat och som ger upphov till eller kan ge upphov till skada eller men för den rapporterande personen. Det måste alltid finnas ett orsakssamband mellan repressalien och det som den rapporterande personen rapporterar.
Lagen gäller inte vid säkerhetsskyddsklassificerade uppgifterenligt säkerhetsskyddslagen eller information som rör nationell säkerhet.
Bevisbördan är utformad enligt bevisregeln i diskrimineringslagen dvs i ett första led ligger bevisbördan på den rapporterande och i ett andra led på verksamhetsutövaren.
En rapporterande person kan ha skydd om personen tillhör någon eller några av följande kategorier:
Följande förutsättningar gäller för att omfattas av skyddet mot hindrande åtgärder och repressalier:
Detta innebär att en person som medvetet rapporterat falsk information inte har rätt till skydd.
Information om missförhållande som görs tillgängliga för allmänheten är s k offentliggörande. Detta kan ske på många olika sätt och här räknas även in när en person själv publicerar i något medium som är tillgängligt för allmänheten, såsom sociala medier.
För att lagskyddet ska gälla krävs följande:
Det finns olika sätt att delge en misstanke:
Visselblåsartjänsten WhistleB, en extern tjänsteleverantör, möjliggör anonym kommunikation. Alla meddelanden är krypterade. För att säkerställa anonymiteten sparar WhistleB inte IP adresser eller annan metadata, dvs data som kan härledas till personen som skickat meddelandet. Personen som skickar ett meddelade förblir anonym även i en fortsatt dialog med de ansvariga för företagets/organisationens visselblåsartjänst.
Åtkomst till rapportering i WhistleB finns på BDX koncernens intranät och BDX eller dotterbolags hemsida. BDX Företagen AB innehar en separat kanal från dotterbolagen i enlighet med gällande direktiv.
Endast de personer som ansvarar för visselblåsartjänsten har åtkomst till meddelanden som inkommit genom visselblåsarkanalen. Deras aktiviteter loggas och hanteringen är konfidentiell samt omfattas av tystnadsplikt enligt lag. Vid behov kan personer som tillför expertis inkluderas i utredningen. Dessa personer får tillgång till relevant data och förbinder sig till sekretess.
Om en person tar direktkontakt angående ett missförhållande med en arbetsledare, chef eller personligen kontaktar de ansvariga för visselblåsartjänsten, läggs meddelandet in i visselblåsarkanalen och hanteras enligt denna rutin.
Vid mottagandet av ett meddelande beslutar de ansvariga för visselblåsartjänsten om meddelandet ska godkännas eller avvisas. Om meddelandet godkänns vidtas lämpliga åtgärder för utredning, se Utredning nedan.
De ansvariga för visselblåsartjänsten kan neka att ta emot ett meddelande om:
Samtliga visselblåsarmeddelanden behandlas professionellt och i enlighet med dessa riktlinjer, vilket innebär:
Alla inkomna ärenden läses, utreds och återkopplas till den rapporterande personen. Utredning kan ske inom ramen för andra lagrum eller interna rutiner om det som rapporterats ej faller inom ramen för visselblåsning.
Ansvariga ska ge återkoppling i skälig utsträckning om de åtgärder som vidtas vid uppföljning av ärendet till den rapporterande personen. Detta innebär inte att den rapporterande personen nödvändigtvis har rätt till alla information och samtliga åtgärder.
Personuppgifter hanteras i enlighet med interna rutiner som utgår från GDPR vilket i generella drag innebär att endast behöriga personer får ha tillgång till personuppgifterna, att personuppgifter endast behandlas om det är nödvändigt för ärendet och att endast lagra data i den mån det är nödvändigt för handläggningen av ärendet.
Persondata som inkluderats i visselblåsarmeddelanden och utredningsdokumentation ska raderas vid avslutad utredning, med undantag för om persondata bör sparas med hänvisning till annan relevant lagstiftning. Radering sker 30 dagar efter avslutad utredning.
Utredningsdokumentation och visselblåsarmeddelanden som arkiveras ska anonymiseras, de får inte innehålla personuppgifter genom vilka personer direkt eller indirekt kan identifieras.